关于做好2020年度学院工作文件

移交归档的通知

(院办字〔2021〕1号)

院属各单位：

为加强学院档案管理，确保学院档案的完整性，便于集中保管和提供利用，请各部门将2020年及历年形成的已办理完毕且具有保存价值的不同载体形式（文字、图表、声像、实物等）的文件进行全面整理，并安排专人做好移交工作，任何单位或个人不得拒绝移交或将重要工作文件据为己有。具体要求如下：

一、移交范围

（一）各部门日常工作及活动中形成的重要文件；

（二）部门组织的以学院名义开展的重要活动、重要会议、重点项目、重大改革活动形成的文件；

（三）以学院名义与校外签订的合作协议、合同、意向书、备忘录等；

（四）代表学院参加会议、活动带回的授予学院荣誉的各类实物（荣誉证书、牌匾、奖杯、锦旗等）和表彰文件；

（五）部门形成的具有保存价值的其它文件。

二、移交时间

（一）本次移交：自通知之日起至2021年6月底前。

（二）今后按不同文件类别做好定期移交：

1.按自然年度归类的文件：党政部门和按自然年度归档的部门于每年6月底前将上一年度的文件整理移交；

2.按学年归类的文件：教学部门和按教学年度归档的部门，于每年12月底前将上一学年的文件整理移交；

3.项目文件：科研项目、基建项目、专题性文件、成套性文件，在完成并通过鉴定和验收后3个月内按要求整理移交；

4.会计文件：遵循会计核算的形成规律和特点，在会计年度终了后，由财务部门保管2年后进行移交；

5.声像类文件：学院重大活动形成的声像类文件，在声像制作（照片、光碟、录音、录像等）完成后，每件需附上文字说明（活动内容、时间、地点、人物、制作者），2个月内移交；

6.其它重要文件随时移交。

三、其它说明和要求

（一）属部门归档范围内的文件（参考附件2）应按规定移交原件，如有电子版需同时移交。

（二）上级来文和学院文件由相应负责部门进行移交：

1.属学院办公室接收的上级来文、院内OA系统办理的文件、学院普发性的红头文件，由学院办公室统一移交，其它部门不需重复移交；

2.属各部门通过其它工作渠道接收的上级文件和直接上报的重要材料、重要统计等，在办理过程中未交学院办公室备份存档的，由各部门移交。

（三）确因工作需要，需将由部门组织或代表学院参加交流、比赛、评比获得的授予学院的荣誉实物（牌匾、奖杯、锦旗、证书等）存放在其它固定工作场所用于展示的，由部门做好登记，登记内容包含实物的基本信息、存放地点、管理人员，经主管院领导同意后将登记清单（附上实物图片电子版）交综合档案室。

移交时请将填写的移交目录表（见附件1）连同文件一起移交，经综合档案室核对无误后办理移交手续。今后开展工作业务过程中如需参考可至综合档案室调阅或部门自行留存复制件使用。其他未尽事宜请与学院办公室综合档案室联系，办公地点：国华楼602室，联系人：蓝菊，联系电话：0763-3918033。

附件：1.20210527  院办字〔2021〕1号  附件1 移交目录表.docx

     2.20210527  院办字〔2021〕1号  附件2 各部门文件材料归档范围.docx

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2021年5月27日